Ein Wechsel des IT-Dienstleisters gelingt oder scheitert an drei Dingen: rechtzeitig geprüften Vertragsfristen, vollständig übergebenen Administrator- und DNS-Zugängen und einer Dokumentation, die den laufenden Betrieb beschreibt.
Ein Wechsel des IT-Dienstleisters scheitert selten an der Technik. Er scheitert daran, dass niemand rechtzeitig geklärt hat, wem die Domain gehört, wer das Administratorkennwort besitzt und welcher Vertrag wann ausläuft. Diese Checkliste ist bewusst neutral gehalten: Sie können sie mit einem neuen Partner durchgehen, mit Ihrem bisherigen Dienstleister besprechen oder einfach als Bestandsaufnahme nutzen, ohne überhaupt zu wechseln. Wer die folgenden Punkte vorher beantwortet, führt später keine Diskussion über Zugangsdaten, während die Mitarbeitenden nicht arbeiten können.
Vor der Kündigung: Fristen, Laufzeiten und Eigentum klären
Kündigen Sie nichts, bevor Sie die Verträge gelesen haben. Prüfen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist, die geforderte Form und ob sich der Vertrag automatisch verlängert. Achten Sie darauf, dass mehrere Verträge nebeneinander laufen können: der Betreuungsvertrag, gemietete Hardware, Cloud-Abonnements mit eigener Jahresbindung, die Telefonie und Anschlüsse. Diese Fristen enden selten am selben Tag, und genau daraus entsteht die typische Lücke zwischen altem und neuem Betrieb.
Der zweite Block ist die Eigentumsfrage. Klären Sie schriftlich, auf wen Domains registriert sind: Inhaber sollte Ihr Unternehmen sein, nicht das Systemhaus. Dasselbe gilt für Software-Lizenzen und Cloud-Mandanten, für TLS-Zertifikate, für Rufnummern und für die Daten in der Sicherung. Wenn Lizenzen über den Dienstleister bezogen wurden, prüfen Sie, ob sie übertragbar sind oder mit dem Vertrag enden, sonst kaufen Sie sie beim Wechsel ein zweites Mal. Notieren Sie außerdem, welche Geräte Ihnen gehören und welche gemietet sind und daher zurückgehen.
Zugänge und Passwörter: Administratorkonten und DNS sind die kritischen Punkte
Verlangen Sie eine vollständige Liste aller Zugänge, im Idealfall als Export aus einem Passwortmanager. Dazu gehören: Konto beim Domain-Registrar, DNS-Verwaltung, Administratorkonten der Server und der Domäne, der Mandant Ihrer Cloud-Umgebung samt Wiederherstellungscodes für die Mehr-Faktor-Anmeldung, Firewall und Router, Switche und WLAN, die Backup-Konsole, Monitoring- und Fernwartungswerkzeuge, VPN-Zugänge, die Telefonanlage sowie die Portale der Software-Hersteller.
Zwei Punkte entscheiden über den Verlauf des gesamten Wechsels. Erstens die Administratorkonten: Ohne ein eigenes, höchstprivilegiertes Konto in Ihrer Hand können Sie nichts übernehmen und im Streitfall auch nichts erzwingen. Zweitens die DNS-Hoheit. Wer den DNS-Eintrag steuert, steuert Mailfluss, Website und den Zugang zu Cloud-Diensten. Solange dieser Zugriff beim alten Dienstleister liegt, ist der Wechsel nicht abgeschlossen. Nach der Übergabe gilt: alle Kennwörter ändern, Konten des Vorgängers deaktivieren statt löschen, damit Protokolle nachvollziehbar bleiben, und Fernwartungssoftware nachweislich entfernen.
Welche Dokumentation ein sauberer Vorgänger übergibt
Zu einer ordentlichen Übergabe gehören Unterlagen, nicht nur Kennwörter. Fordern Sie an: einen Netzplan mit Adressbereichen und Segmenten, ein Inventar der Hardware mit Seriennummern und Garantielaufzeiten, eine Übersicht der Server und ihrer Dienste, das Backup-Konzept mit Antworten auf die Fragen was, wohin, wie lange und wann zuletzt eine Rücksicherung getestet wurde, eine Lizenzübersicht mit Laufzeiten, die Verträge mit Dritten samt Support-Nummern sowie eine Liste offener Störungen und geplanter Arbeiten.
Seien Sie an dieser Stelle realistisch: Viele Bestände sind unvollständig dokumentiert, und das ist nicht immer böser Wille, sondern gewachsene Praxis. Wenn Unterlagen fehlen, planen Sie die Bestandsaufnahme als eigenen Arbeitsschritt ein, statt sie zu erzwingen. Sie kostet Zeit, ist aber die Grundlage für jede spätere geordnete Betreuung und für Ihr eigenes Notfallkonzept.
Ablauf, Warnzeichen und wann sich ein Wechsel nicht lohnt
Zeitlich hat sich eine einfache Reihenfolge bewährt, unabhängig davon, wer der neue Partner wird:
| Schritt | Inhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| Vor der Kündigung | Verträge, Fristen und Eigentum prüfen, Angebot einholen | Entscheidungsgrundlage |
| Kündigung | fristgerecht und in der geforderten Form, Übergabe schriftlich anfordern | fester Stichtag |
| Übergabephase | Zugänge, Dokumentation, gemeinsame Systemaufnahme, kurzer Parallelbetrieb | Wissenstransfer |
| Nach dem Stichtag | Kennwörter geändert, Fernwartung entfernt, Datenlöschung bestätigt | sauberer Schnitt |
Es läuft schief, wenn Zugänge nur tröpfchenweise oder mit dem Hinweis auf Sicherheitsbedenken gar nicht kommen, wenn niemand sagen kann, wo die Sicherung liegt und wann sie zuletzt geprüft wurde, wenn der Stichtag ohne neuen Plan verschoben wird oder wenn der neue Partner ohne schriftliche Bestandsaufnahme beginnt. Halten Sie in diesem Fall Termine und Zusagen schriftlich fest und benennen Sie auf beiden Seiten eine verantwortliche Person.
Und der ehrliche Teil: Manchmal lohnt sich ein Wechsel nicht. Wenn die Unzufriedenheit an einer einzelnen Person oder an nie vereinbarten Erwartungen liegt, klärt ein Gespräch über Reaktionszeiten und Leistungsumfang mehr als ein Anbieterwechsel. Wenn gerade ein großes Projekt läuft, verschieben Sie den Wechsel besser dahinter. Wenn nur der Preis das Motiv ist, vergleichen Sie zuerst den Leistungsumfang, sonst tauschen Sie eine bekannte Schwäche gegen eine unbekannte. Und wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Bestand überhaupt in Ordnung ist, hilft eine zweite Meinung oft mehr als eine Kündigung. Erst wenn die Betreuung dauerhaft nicht trägt, wird der Wechsel zur richtigen Entscheidung, und dann sollte er geplant ablaufen, so wie wir ihn als begleiteten Systemhauswechsel anbieten.