E-Mail-Security mit NoSpamProxy aus Bremen

Die meisten Filter legen Verdächtiges in eine Quarantäne, die niemand ansieht. NoSpamProxy geht einen anderen Weg: Was eindeutig unerwünscht ist, wird bereits während des Verbindungsaufbaus abgewiesen und erreicht Ihr System gar nicht erst. Eine klassische Spam-Quarantäne gibt es deshalb nicht.

Das hat einen Nebeneffekt, der im Alltag mehr wert ist als jede Erkennungsrate: Ein abgewiesener Absender erfährt davon. Sein Mailserver meldet ihm die Ablehnung. Schreibt Ihnen also ein Kunde und die Nachricht kommt nicht durch, ruft er noch am selben Tag an, statt wochenlang auf eine Antwort zu warten, die nie kam. Eine stille Quarantäne kann das nicht , dort liegt die verlorene Bestellung drei Wochen, und niemand merkt es.

Für Sie bedeutet das außerdem: kein täglicher Quarantänebericht, den ohnehin niemand durchsieht.

Der wirksamste Teil ist zugleich der, den man selten erklärt bekommt. NoSpamProxy führt für jede Absenderadresse ein Vertrauenskonto, den sogenannten Level of Trust. Es zählt, mit wem Sie tatsächlich schreiben: Wer regelmäßig und unauffällig mit Ihnen kommuniziert, sammelt Vertrauenspunkte, seine Nachrichten kommen zuverlässiger an. Wer unbekannt ist, wird strenger geprüft.

Der praktische Nutzen zeigt sich an einem Fall, den jeder kennt: Ihr Lieferant sitzt bei einem Provider, dessen Server gerade auf einer Sperrliste gelandet ist. Ein regelbasierter Filter blockiert ihn. NoSpamProxy kennt die gewachsene Beziehung und lässt ihn durch. Diese Vertrauenskonten entstehen von selbst aus Ihrem Mailverkehr , es gibt keine Liste, die jemand pflegen müsste.

Genau das senkt die Fehlentscheidungen in beide Richtungen: weniger echte Post, die hängen bleibt, und mehr Strenge dort, wo niemand eine Historie hat.

Die Prüfung läuft gestaffelt: Billiges zuerst, Aufwendiges nur dann, wenn es nötig ist. Das spart Rechenzeit und hält die Zustellung schnell.

Greylisting greift dabei nur bei unbekannten Absendern im Graubereich. Bekannte Geschäftspartner und zeitkritische Nachrichten wie eine Passwort-Zurücksetzung werden nicht verzögert , die übliche Sorge vor Greylisting ist hier gegenstandslos.

Wie gut das im Vergleich abschneidet, misst nicht der Hersteller, sondern das unabhängige Labor Virus Bulletin. NoSpamProxy erhält dort regelmäßig die höchste Auszeichnung VBSpam+; im Vergleichstest vom Dezember 2025 war es eines von nur drei Produkten, die sämtliche Schadsoftware- und Phishing-Proben blockten.

Ein reiner Virenscanner erkennt, was bereits bekannt ist. Die drei Lücken, die dabei bleiben, schließt NoSpamProxy anders.

Der echte Dateityp zählt, nicht die Endung. Eine Datei namens Rechnung.pdf.img ist kein PDF, sondern ein Datenträgerabbild. Geprüft wird der tatsächliche Inhalt, nicht der Name , die Umbenennung als Tarnung läuft ins Leere.

Aktive Inhalte kommen raus, bevor sie ankommen. Word-, Excel- und PDF-Dokumente lassen sich beim Durchlauf in ein sicheres PDF umwandeln. Makros, eingebettete Skripte und ähnliche aktive Bestandteile sind damit weg. Dieser Schutz greift auch dann, wenn die Schadsoftware brandneu und noch keiner Signatur bekannt ist.

Passwortgeschützte Archive bleiben nicht ungeprüft im Postfach. Sie sind die klassische Lücke jedes Scanners, denn das Passwort steht im Mailtext und der Scanner kommt nicht hinein. NoSpamProxy behandelt sie als eigenen Dateityp: Sie werden gesperrt und erst nach Prüfung zugestellt, statt einfach durchgereicht zu werden. Wie die Freigabe abläuft, legen wir mit Ihnen fest , entweder über uns oder, wenn Sie den Großdateiversand dazunehmen, über ein Portal, in dem Ihre Leute die Freigabe selbst anfordern.

Bleibt ein Verdacht, geht der Anhang in die Verhaltensanalyse. Die läuft zweistufig, und die erste Stufe ist für regulierte Betriebe wichtig: Zunächst wird nur ein Prüfwert der Datei abgefragt, also ein Fingerabdruck , die Datei selbst verlässt das Haus dabei nicht. Erst wenn dazu nichts bekannt ist und Sie das so wollen, folgt die vollständige Analyse.

Ehrlich dazu: Eine vollständige Verhaltensanalyse kostet einige Minuten Zustellverzögerung, ihre Zahl ist kontingentiert, und keine Analyse dieser Art erkennt alles. Wir legen mit Ihnen fest, für welche Absender und Dateitypen sie überhaupt greifen soll.

Eine Seite kann beim Versand harmlos sein und zwei Stunden später Phishing. Deshalb ersetzt NoSpamProxy Links in eingehenden Nachrichten durch eine eigene Adresse und prüft das Ziel im Moment des Klicks erneut. Was bis dahin gefährlich geworden ist, wird geblockt.

Das lässt sich abstufen, und das ist wichtig: Wir schalten es für unbekannte Absender scharf und lassen gewachsene Geschäftsbeziehungen unberührt. Link-Umschreibung verändert nämlich das Aussehen von E-Mails und kann Signaturen und Bildverweise beeinflussen. Wir führen sie deshalb stufenweise ein, testen mit einer Pilotgruppe und sagen Ihren Mitarbeitenden vorher, was sich ändert.

Nach einem Vorfall zählt eine Frage: Wer hat geklickt? Weil die Klicks protokolliert werden, ist das beantwortbar , mit Postfach und Zeitpunkt. Für Betriebe mit Cyber-Versicherung oder ISO-27001-Ambitionen ist das ein Nachweis, keine Spielerei.

Auch QR-Codes werden gelesen, in der Nachricht und in Anhängen, und die dahinterliegende Adresse wird bewertet. Der Trick dabei ist der Medienbruch: Gescannt wird mit dem privaten Telefon, das keine Firmen-IT schützt.

Die teuersten Angriffe kommen ohne Schadcode aus. Jemand schreibt im Namen Ihrer Geschäftsführung an die Buchhaltung und bittet um eine eilige Überweisung. Ein Virenscanner sieht daran nichts.

Dagegen hinterlegen wir die Namen Ihrer Geschäftsführung und der Buchhaltung. Jede eingehende Nachricht, die einen dieser Namen im Absender oder im Anzeigenamen führt, ohne tatsächlich von dort zu kommen, wird abgefangen , auch bei Schreibvarianten und eingefügten Trennzeichen.

Denselben Schutz gibt es für Ihre eigene Domain. Eine Adresse wie rechnung-ihrefirma.de sieht für einen Sachbearbeiter aus wie Ihre. NoSpamProxy erkennt Ihre Unternehmensdomain im Absender und im Anzeigenamen, auch als Unterdomain und auch in verschleierter Form mit ähnlich aussehenden Zeichen.

Das ist Einrichtungsarbeit, kein Schalter. Sie gehört zu dem, was wir bei der Inbetriebnahme mit Ihnen zusammen festlegen und danach testen.

Sie haben zwei verschiedene Probleme, und sie brauchen verschiedene Antworten: Mich erreichen Fälschungen und jemand fälscht mich.

Ein Punkt lohnt die Erwähnung, weil er einen alltäglichen Ärger löst: Weitergeleitete Nachrichten und Verteilerlisten scheitern an DMARC. Die Rechnung über den Sammelverteiler, die Bewerbung über eine Weiterleitung , unterwegs ändert sich etwas, und die Prüfung schlägt fehl. NoSpamProxy wertet dafür ARC-Siegel aus: Ist die Kette der Weiterleitungen nachweisbar intakt, kommt die Nachricht durch, ohne dass jemand eine Ausnahme pflegen muss.

Für einzelne Geschäftspartner richten wir auf Wunsch verbindliche Transportverschlüsselung ein und hinterlegen bei Bedarf, welches Zertifikat die Gegenstelle vorweisen muss. Genau das verlangen immer mehr Lieferantenfragebögen und Auftragsverarbeitungsverträge.

DMARC ist ein Projekt, kein Schalter. Bis eine Richtlinie wirklich auf Zurückweisung stehen kann, braucht es Wochen an Auswertung, weil zuerst jedes System gefunden werden muss, das in Ihrem Namen versendet , Newsletter-Dienst, ERP, Ticketsystem. Wir begleiten diesen Weg, statt ein Häkchen zu setzen. Zwei verwandte Verfahren, MTA-STS und TLS-Reporting, deckt NoSpamProxy nicht ab; wo Sie sie brauchen, lösen wir das daneben.

E-Mail-Verschlüsselung scheitert im Mittelstand fast nie an der Technik, sondern an der Bedienung: Schlüssel müssen verteilt, erneuert und auf jedem Gerät eingerichtet werden, und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ist der Schlüssel auf dem Notebook. Am Gateway entfällt das. Schlüssel und Zertifikate liegen zentral, nicht auf hunderten Rechnern, und Ihre Mitarbeitenden schreiben E-Mail wie immer.

Die Frage, die im Erstgespräch immer kommt, lautet: Was passiert, wenn die Gegenseite gar kein Zertifikat hat? Dann greift eine Rückfallkette , zuerst S/MIME oder PGP, wenn der Schlüssel vorliegt; sonst ein passwortgeschütztes PDF. Als weitere Stufe kommt eine Ablage über ein Portal dazu, wenn Sie den Großdateiversand mitnehmen. Die Nachricht geht also nicht unverschlüsselt raus, nur weil der Empfänger nicht vorbereitet ist.

Damit das Ganze nicht nach zwei Jahren auseinanderfällt: Zertifikate werden vor Ablauf automatisch neu beantragt, nicht erst dann, wenn etwas nicht mehr funktioniert. Wer die Ausstellung übernimmt, entscheiden Sie , eine öffentliche Zertifizierungsstelle oder Ihre eigene.

Und im Alltag muss es einfach bleiben. Wer eine einzelne Nachricht ausdrücklich verschlüsselt versenden will, kennzeichnet sie im Betreff. Für den automatisierten Versand aus ERP- oder Dokumentensystemen geht dasselbe über eine Kopfzeile, ohne dass jemand etwas anklickt.

Ein Vorteil ergibt sich nebenbei: Weil dasselbe System entschlüsselt und prüft, wird auch verschlüsselte Post auf Schadcode untersucht. Wer Verschlüsselung getrennt einkauft, hat genau dort einen blinden Fleck, wo die vertraulichen Dokumente unterwegs sind.

Ehrlich dazu: Ein passwortgeschütztes PDF ist der pragmatische Weg zu Empfängern ohne Schlüssel, aber nicht dasselbe wie echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Wo Berufsgeheimnisse im Spiel sind, richten wir S/MIME oder PGP ein und nutzen den PDF-Weg nur als Auffanglösung.

Dieser Teil ist ein eigener Baustein, den Sie dazunehmen können, aber nicht müssen. Er löst ein Problem, das sonst niemand löst.

Der Anhang ist zu groß, die Mail kommt zurück, und der Mitarbeiter lädt die Datei bei einem kostenlosen Dienst hoch. Ab da liegen Ihre Daten außerhalb Ihrer Kontrolle. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern die Folge einer fehlenden Alternative.

NoSpamProxy bietet sie direkt aus Outlook heraus: Die Datei wird nicht angehängt, sondern abgelegt, der Empfänger bekommt einen Link. Kein Medienbruch, kein zweites Werkzeug, keine Anmeldung auf der Gegenseite.

Zwei Punkte daran sind wichtiger, als sie klingen. Erstens: Die Dateien liegen verschlüsselt, auch wir als Betreiber können sie nicht lesen. Zweitens gibt es einen Rückkanal , Ihre Kunden und Lieferanten können Ihnen große Dateien schicken, ohne ein Konto anzulegen. Bewerbungsunterlagen, CAD-Daten, Prüfberichte. Und Sie sehen, ob und wann eine Datei abgeholt wurde, was die Rückfrage erspart, ob die Unterlagen angekommen sind.

Geschäftsbriefe brauchen Pflichtangaben, und eine E-Mail ist seit 2007 ein Geschäftsbrief. Firmierung, Sitz, Registergericht, Registernummer, Geschäftsführung , fehlt etwas, ist das ein Verstoß, und in der Praxis fehlt es fast immer irgendwo, weil jeder seine Signatur selbst pflegt.

Am Gateway wird die Signatur einmal zentral gepflegt und hängt an jeder ausgehenden Nachricht, unabhängig davon, ob jemand vom Telefon, aus dem Browser oder aus Outlook schreibt. Eine neue Durchwahl heißt dann eine Änderung, nicht ein Helpdesk-Ticket je Person.

Das überlebt auch einen Systemwechsel: Ein Disclaimer am Gateway ist unabhängig von Ihrem Mailsystem, eine Transportregel im alten Exchange ist es nicht.

Im selben Zug lässt sich ein Warnhinweis an eingehende externe Nachrichten setzen , der sichtbare Hinweis „von außerhalb“. Das ist die einfachste Maßnahme mit der größten Wirkung auf die Aufmerksamkeit, und sie taucht in Fragebögen zur Cyber-Versicherbarkeit regelmäßig auf.

Geschäftliche E-Mails unterliegen Aufbewahrungspflichten. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD, verlangen unter anderem, dass Nachrichten vollständig, unveränderbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Ein Ordner im Postfach erfüllt das nicht: Dort lässt sich löschen und verändern, und beim Ausscheiden einer Person ist der Bestand oft weg.

Auf Wunsch ergänzen wir deshalb eine Archivierung mit REDDOXX. Als REDDOXX-Partner betreiben wir sie für Sie und stellen bei Bedarf auch die Lizenzen, Sie müssen sich also um nichts separat kümmern.

Die Reihenfolge ist dabei ein Vorteil, den man leicht übersieht: Archiviert wird, nachdem gefiltert wurde. Spam, Phishing und Schadmails landen also gar nicht erst im Archiv. Das hält den Bestand klein, die Suche schnell und den Speicherbedarf niedrig.

Die Archivierung greift unabhängig von Ihrem Mailsystem und erfasst jede Nachricht, bevor sie im Postfach landet. Wer dort später löscht oder verschiebt, ändert am Archiv nichts. Dass nachträglich nichts verändert wurde, lässt sich nachweisen: Zu jeder Nachricht wird ein kryptografischer Prüfwert gespeichert. Wer etwas sucht, findet es über eine Volltextsuche, und wer zugreifen darf, regeln Rollen , nicht jeder darf in fremden Postfächern lesen. Für Daten, die nach Ablauf der Frist verschwinden müssen, gibt es ein Löschkonzept.

Ehrlich dazu: Abgewiesene Nachrichten werden nicht archiviert , sie sind ja nie in Ihr System gelangt. Wenn Sie eine lückenlose Aufzeichnung auch der abgewiesenen Post brauchen, sagen Sie es vorher, dann bauen wir es anders. Und ob und in welchem Umfang eine Archivierungspflicht für Sie gilt, entscheidet Ihre steuerliche Beratung. Wir liefern die technische Umsetzung, keine Rechtsberatung.

NoSpamProxy besteht aus Bausteinen. Alle sind bei uns verfügbar, gebraucht wird selten alles.

Beim Bereich Verschlüsselung lohnt ein genauer Blick, weil sich daran oft der Einwand entzündet, man brauche das nur in der Buchhaltung: Gezählt werden hier nur die Postfächer, die tatsächlich verschlüsselt kommunizieren , nicht die gesamte Belegschaft.

Wie sich das für Ihre Größe und Ihre Laufzeit rechnet, sagen wir Ihnen konkret. Sie bekommen ein verbindliches Angebot vorab, keine Preisliste zum Selberrechnen.

Sie bekommen keine Software zum Selbstbetreiben, sondern einen laufenden Dienst. Wir betreiben NoSpamProxy als mandantenfähige MSP-Umgebung: Sie brauchen weder eigene Lizenzen noch einen eigenen Server dafür, und Ihr Bestand ist von dem anderer Kunden getrennt , eigenes Regelwerk, eigene Nachrichtenverfolgung, eigenes Routing. Die Infrastruktur läuft in Bremer ISO/IEC-27001-Rechenzentren, die Datenhaltung erfolgt in Deutschland.

Der Unterschied zwischen gekaufter Software und betriebenem Dienst liegt an drei Stellen, die man dem Produkt nicht ansieht. Erstens die Reihenfolge der Regeln , sie entscheidet, welche Regel überhaupt greift, und ein falsch einsortierter Eintrag hebelt eine ganze Prüfung aus. Zweitens die Gewichtung des Vertrauenskontos , zu großzügig eingestellt, lässt sie zu viel durch; zu streng, blockiert sie neue Kontakte. Drittens der Versionsstand , mehrere Funktionen wirken erst ab bestimmten Versionen oder sind ab Werk nicht eingeschaltet. Wir stellen das ein, prüfen es regelmäßig nach und halten die Umgebung aktuell.

Im Alltag heißt das vor allem eines: Auf die Frage „Warum ist die Mail von unserem Lieferanten nicht angekommen?“ gibt es eine belegbare Antwort in unter einer Minute. Nachvollziehbar ist, welche Prüfung angeschlagen hat, welche Aktion griff, ob verschlüsselt übertragen wurde und welche Anhänge dabei waren. Wenn Sie wollen, bekommt Ihr IT-Verantwortlicher einen Lesezugriff darauf , einsehen ja, an den Regeln drehen nein.

Und Sie rufen dafür nicht bei einer Hersteller-Hotline an, sondern bei Ihrem festen Ansprechpartner. Die Überwachung der Infrastruktur läuft rund um die Uhr automatisch, unsere Servicezeiten sind Montag bis Freitag von 08:00 bis 17:30 Uhr, auf Wunsch vereinbaren wir eine erweiterte Bereitschaft.

Wenn Ihre gesamte Geschäftskorrespondenz durch ein System läuft, ist die Frage berechtigt, wer es baut. NoSpamProxy kommt von Net at Work aus Paderborn, gegründet 1995, inhabergeführt und nach ISO/IEC 27001 zertifiziert , die Zertifizierung schließt die Softwareentwicklung ein. Entwickelt und betrieben wird in Deutschland.

Das ist derzeit kein selbstverständlicher Zustand: Mehrere bekannte Anbieter in diesem Feld gehören inzwischen zu internationalen Konzernen, womit ausländisches Recht auf die Daten Anwendung finden kann. Für Betriebe, die einen Versicherungs- oder Compliance-Fragebogen ausfüllen müssen, ist der Sitz des Herstellers eine Zeile, die man ausfüllen können muss.

Verkauft wird NoSpamProxy ausschließlich über Partner. Der Weg über badata ist also kein Umweg, sondern der vorgesehene , mit dem Unterschied, dass die Einrichtung, die Auswertung und der Ansprechpartner bei uns liegen statt bei einer Produkt-Hotline.

E-Mail-Security ist ein Baustein, kein Ersatz für die anderen. Sie wirkt am besten zusammen mit einem Backup, das einen Angriff übersteht, mit gepflegten Systemen aus den Managed Services und mit Menschen, die einen Phishing-Versuch erkennen. Wer den Weg zur Cyber-Versicherbarkeit geht, findet Filterung, Verschlüsselung und nachweisbare Archivierung ohnehin in nahezu jedem Fragebogen wieder.